Coordinador Administrativo de Clínica

Coordinador Administrativo de Clínica

República Dominicana

One World Surgery

Acerca de la Organización:

One World Surgery (OWS) es una organización sin fines de lucro con la visión de un mundo comprometido con la atención quirúrgica segura, oportuna y accesible. Nuestra misión es encender el espíritu de servicio y transformar vidas al proporcionar acceso a atención quirúrgica de alta calidad a nivel mundial. OWS financia y opera el Centro de Cirugía de la Sagrada Familia de clase mundial en Honduras y la construcción de un segundo sitio en la República Dominicana está actualmente en marcha. Nuestra organización sin fines de lucro se dedica a ayudar a miles de pacientes desatendidos a recibir atención quirúrgica y primaria y ayudar a cientos de médicos, enfermeras y otros a contribuir a tener un impacto positivo en la salud mundial.

One World Surgery tiene una fuerte cultura orientada a la misión y basada en valores con compañeros de equipo apasionados y altamente comprometidos en la República Dominicana, Honduras y los Estados Unidos. Encarnamos el espíritu de servicio y buscamos aprender y mejorar continuamente para expandir nuestro impacto en pacientes, voluntarios y comunidades. Fomentamos entornos de trabajo de apoyo donde los compañeros de equipo pueden utilizar sus habilidades y crecer profesionalmente.

Resumen de la posición:

OWS desde 2019 ha estado organizando misiones médicas de una semana con voluntarios clínicos y generales de los Estados Unidos para atender a pacientes necesitados en los Bateyes y Comunidades alrededor de San Pedro de Macorís. El coordinador administrativo de clínica proporciona apoyo para el equipo clínico garantizar la correcta preparación, planificación y ejecución de diversas misiones médicas en el aspecto administrativo y apoyar al creciente equipo de OWS. Su rol cambiará dependiendo de si hay una misión médica en curso o no, pero independientemente de ello desempeñarán un papel clave en el apoyo como parte del equipo clínico.

Compromiso de tiempo: El puesto será por tiempo completa, de 40 horas por semana y se puede extender las horas según las necesidades relacionadas a las misiones médicas, más algunas horas en un fin de semana. Este es un puesto presencial, en nuestras instalaciones a las afueras de San Pedro de Macorís.

Supervisor

Supervisor: Gerente de Clínica Interna

Responsabilidades claves del puesto:

Coordinar las clínicas externas e interna para asegurar su éxito.
Atender y mantener informados a los voluntarios en cuanto a sus funciones adherentes a las misiones médicas mientras está disponible para responder a sus preguntas.
Coordinar e implementar cambios en el mejoramiento de las operaciones en los diferentes programasde clínica externa.
Asistir al Asistente de Farmacia con compras de medicamentos e inventario del dispensador de medicamentos.
Cierre mensual del reporte de pacientes Master DR.
Cualquier función propia a su cargo asignada por su supervisor inmediato.

Detalle de las responsabilidades del puesto

Coordinación de jornada médicas:

Asistir con el inventario de los medicamentos y realizar el de los suministros necesarios para las misiones medicas junto con el equipo, guía de la asistente de farmacia y gerente de clínica interna.
Actualización del formulario de medicamentos de los voluntarios y compra de medicamentos para las misiones médicas.
Realizar la selección de los sitios para la clínica de extensión y la invitación de pacientes con ayuda del promotor de salud.
Realizar el pedido de medicamentos y suministros necesarios para futuras salidas y misiones médicas para enviar al extranjero (Supply Chain Manager).
Crear y elaborar los carnets de identificación de los voluntarios médicos, generales e intérpretes antes del operativo.
Crear los mapas de las comunidades a visitar anterior a las misiones médicas junto con la colaboración de los promotores de salud.
Planificar la división de las áreas dentro del operativo médico tanto externa como interna; en caso de ser interna, hacer la correcta distribución de los suministros necesarios en cada una de ellas.
Comunicar con los intérpretes temporales de inglés y creole para coordinar la disponibilidad de tiempo y crear un horario de rotación de estos. El coordinador de clínica debe confirmar al departamento de finanzas la asistencia a la jornada médica con el fin de que el intérprete reciba su pago.
Comunicar con el equipo de Transporte para confirmar la recogida de los intérpretes temporales en la mañana.
Crear las cuentas de EMR (Electronic Medical Record) para los voluntarios médicos y generales (leer las instrucciones).
Confirmar con el equipo de hospitalidad que los equipos están preparados para las presentaciones médicas.
Actualiza la presentación (Clinical orientación & Beyond the Mission) en lo que sea necesario (estadísticas, informaciones relevantes entre otras).
Coordinar con el equipo con sede en EE.UU. la presentación puntual de toda la documentación al Ministerio de Salud Pública para llevar a cabo clínicas de divulgación y a Aduanas para la importación de suministros donados.
Supervisar, delegar y entrenar las según las estaciones de la jornada médica (vitales, laboratorio, optometría, preparación de medicamentos, subida y descarga de suministros y medicamentos al camión).
Coordinar la distribución de los voluntarios en las misiones quirúrgicas en colaboración con los jefes de viaje.
Organizar junto con el asistente del programa las presentaciones de orientación quirúrgica.
Coordinar la distribución de los voluntarios en las misiones quirúrgicas.

Organizar en conjunto con el asistente de programas las presentaciones de orientación quirúrgica.

Realizar el horario de rotaciones de los voluntarios clínicos y trabajar en conjunto con el equipo de programas para la distribución y asignación de tareas de los voluntarios generales en el área clínico-quirúrgica.
Trabajar con la directora médica para realizar la logística de las misiones clínico-quirúrgicas.

Durante las jornadas médicas

Empacar las cajas con los suministros y medicamentos necesarios para los operativos incluido las carpas, mamparas etc.
Realizar presentaciones (Medical Debrief, Clinical Orientation, etc.).
Los domingos de las misiones médicas, estará apoyando el empaque de los medicamentos y suministros al camión, dejar las computadoras cargadas y en debida disposición; además de la baterías y equipo de optometría.
Dar apoyo durante el entrenamiento de las utilidades de vitales y laboratorio.
Estar a cargo de las operaciones logísticas de la misión médica, coordinación de los Intérpretes Temporales, distribución de los voluntarios, medicamentos y suministros en sus lugares.
Dirigir la coordinación de los suministros del operativo médico cada día de la jornada médica.
Supervisión del flujo de pacientes por su paso dentro del operativo.
Apoyar a los voluntarios con las logísticas del EMR.
Interpretar para voluntarios en puestos que faltan interpretes temporales.
Asegurar el debido pago de los intérpretes temporales de inglés y creole.
Poner las computadoras a cargar al final de cada día.
Empacar las computadoras, máquina de EKG más el equipo de optometría cada mañana para ser llevado al operativo.
Mantener comunicados a los voluntarios de las actividades clínicas de las misiones médicas.
Supervisar y capacitar a los voluntarios sobre optometría durante la misión médica; y es el encargado de los equipos.
Tomar fotos de pacientes, doctores, y voluntarios generales en sus puestos, presentaciones clínicas; cuando están empacando los medicamentos y suministros el domingo antes del operativo y durante las presentaciones clínicos.
Asegurar el empacado de vuelta al centro.
Moderar las reuniones (debrief) de las operaciones y flujo del operativo médico del día mismo.
Trabajar con el gerente de clínica interna para las logísticas de las misiones de clínica interna.
Trabajar en conjunto con la directora médica para realizar la logística de las misiones clínico-quirúrgicas.

Después las jornadas médicas:

Realizar inventario de suministros y supervisar el inventario de medicamentos junto con la asistente de farmacia y departamento enfermería y el encargado de inventario el lunes siguiente del operativo médico.
Conteo, limpieza y correcto almacenaje de las computadoras, máquina de EKG; optometría y sus accesorios luego del operativo médico.
Contribuir con ideas sobre puntos de mejoras de los operativos médicos, logísticas y comunicación.
Subir las fotos en SmugMug del último operativo y mandar un correo al Gerente de Comunicaciones para avisar que las mismas están subidas.
Coordinación e informar al departamento de transporte la solicitud de vehículos para las operaciones del equipo clínico (visitas domiciliarias, PAP, compra de suministros, misiones médicas, etc.) posterior a las misiones médicas.

Cualidades, habilidades y experiencia requeridas:

Al menos 2 años de experiencia como asistente de oficina.
Comunica, interpreta y promueve los objetivos de One World Surgery.
Nivel avanzado en inglés oral y escrito.
Orientado al detalle y a los plazos; organizado y responsable.
Experiencia con manejo de sistemas computacionales (Paquete de office).
Apasionado por aprender nuevas habilidades.
Dispuesto a trabajar como miembro de un equipo.
Ética profesional, responsable, puntual con habilidades a trabajar bajo presión.
Capacidad para gestionar y priorizar múltiples proyectos y responsabilidades.
Atención al detalle y excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
Flexibilidad en el horario de trabajo y otras labores dentro del horario laboral.

Cualificaciones preferidas:

Licencia de conducir vigente.
Título universitario en un campo relevante a gestión de procesos clínicos.

Beneficios: One World Surgery ofrece todos los beneficios requeridos por la ley dominicana. One World Surgery también ofrece servicio de autobús privado para empleados y almuerzo.

Para postularse: Complete el formulario de solicitud aquí